Zalety i wady zatrudnienia zewnętrznego inspektora ochrony danych

Ochrona danych to niezwykle szerokie zagadnienie. Z tego powodu inspektor ochrony danych powinien posiadać rozległą, interdyscyplinarną wiedzę, cechować się znajomością informatyki i najnowszych technologii, a także potrafić umiejętnie komunikować się i skutecznie przekazywać wiedzę. Osoba na tym stanowisku musi ponadto znać przepisy i normy obowiązujące w zakresie ochrony danych. Wiele firm zatrudnia zewnętrznych inspektorów ochrony danych. Jakie są zalety i wady tego rozwiązania? 

Jakie firmy oferują usługi zewnętrznego inspektora ochrony danych? 

Usługi zewnętrznego inspektora danych oferują różnorodne firmy outsourcingowe, zajmujące się zagadnieniami związanymi z szeroko rozumianą ochroną danych. Zatrudniają one specjalistów, których doświadczenie pozwala wesprzeć różnego rodzaju jednostki organizacyjne podczas wdrażania RODO i zapewniania zgodności wykonywanych działań z wymogami tej ustawy. Usługi inspektora ochrony danych może również pełnić osoba z zarejestrowaną działalnością gospodarczą, funkcjonująca jako firma jednoosobowa. 

Zalety zatrudnienia zewnętrznego inspektora ochrony danych

Do podstawowych zalet zatrudnienia zewnętrznego inspektora ochrony danych w firmie należą przede wszystkim:

• niski koszt utrzymania specjalisty, 
• pewność powołania osoby z odpowiednimi kwalifikacjami, która stale podnosi swoje kwalifikacje zawodowe, 
• otrzymanie ekspertyzy ze strony specjalisty posiadającego praktykę i doświadczenie wynikające z realizacji zadań w różnych jednostkach organizacyjnych, 
• zapewnienie ciągłości obsługi, która nie zostaje przerwana przez urlop czy też zwolnienie zdrowotne jednego pracownika, 
• silna pozycja inspektora w relacjach z kadrą zarządzającą, wynikająca z pełnej niezależności tego typu specjalisty, 
• całkowity obiektywizm. 

Zatrudniany przez firmę outsourcingową inspektor ochrony danych objęty jest ponadto wyspecjalizowaną polisą ubezpieczeniową, dzięki której wypłata odszkodowania przewidzianego przez RODO za szkodę powstałą w wyniku nieumyślnego działania nie będzie stanowić problemu dla jednostki organizacyjnej. 

Wady zatrudnienia zewnętrznego inspektora ochrony danych 

Poza licznymi zaletami zatrudnienie zewnętrznego inspektora danych w jednostce organizacyjnej ma również wady. W przeciwieństwie do pracownika etatowego specjalista tego typu nie jest stale na miejscu i organizacja nie ma go na wyłączność, przez co nie zawsze jest natychmiast dostępny. Zewnętrznego inspektora danych cechuje również gorsza znajomość specyfikacji jednostki organizacyjnej, jej potrzeb biznesowych oraz słabych stron. 

Jakie są inne opcje na ustanowienie inspektora ochrony danych? 

Zamiast korzystania z usług zewnętrznego inspektora ochrony danych jednostka organizacyjna może zdecydować się na zatrudnienie na to stanowisko etatowego pracownika. Osoba pełniąca tę funkcję może być członkiem personelu administracyjnego lub podmiotu przetwarzającego. Musi przy tym posiadać odpowiednie kwalifikacje zawodowe oraz fachową wiedzę z zakresu prawa i praktyk w dziedzinie ochrony danych. Inspektor tego typu nie może zajmować w organizacji stanowiska związanego z określaniem sposobów i celów przetwarzania danych. Należą do nich stanowiska kierownicze, takie jak: 

• dyrektor generalny, 
• dyrektor ds. operacyjnych, 
• dyrektor finansowy, 
• dyrektor ds. medycznych, 
• kierownik działu marketingu, 
• kierownik działu HR, 
• kierownik działu IT,

oraz stanowiska niższe, jeśli sprawująca je osoba bierze udział w określaniu celów i sposobów przetwarzania danych. W organizacjach często praktykowane jest wysyłanie wytypowanych do pełnienia funkcji inspektorów danych osobowych pracowników na specjalistyczne kursy organizowane przez renomowane placówki szkoleniowe, takie jak Bureau Veritas. Posyłani są na nie przede wszystkim audytorzy wewnętrzni SZBI oraz pełnomocnicy ds. SZBI, a także specjaliści ds. compliance i specjaliści oraz konsultanci wdrażający systemy bezpieczeństwa informacji i zintegrowanego zarządzania. Po ukończeniu kursu pracownik jednostki organizacyjnej staje się dla niej wsparciem w realizacji wymagań ochrony danych osobowych przewidzianych w RODO i zapewnia poczucie spokoju przy kontrolach Prezesa UDO i audytów zgodności z RODO ze strony kontrahentów. 

Inspektor ochrony danych – szkolenie 

W trakcie organizowanych przez Bureau Veritas szkoleń dla inspektorów ochrony danych przedstawiane są treści zgodne z normami w zakresie ochrony danych osobowych (ISO/IEC 27701:2019), bezpieczeństwa informacji (ISO/IEC 27001:2017) oraz wytycznych Europejskiej Rady Ochrony Danych Osobowych (ERODO) i Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO).

Kurs umożliwia zdobycie wiedzy i umiejętności niezbędnych do odpowiedzialnego pełnienia funkcji inspektora ochrony danych w każdej organizacji, niezależnie od branży i sektora.