Przyszłość konferencji – czy to jeszcze ma sens? Trendy w branży i ich wpływ na organizację spotkań biznesowych

Konferencje biznesowe organizowane są w celu dyskutowania, rozwiązywania problemów, poznania nowości, nawiązania kontaktów z przedstawicielami branży i wymiany doświadczeń. Współczesnym trendem jest coraz rzadsze ich organizowanie, choć powinny być traktowane nie tylko jako inwestycja w rozwój firmy i jej pracowników, ale także jako nagroda dla nich za ciężką pracę. To inwestycja, która w perspektywie długofalowej zdecydowanie się opłaca. 

Dlaczego coraz rzadziej organizuje się konferencje?

Coraz częściej pojawiają się głosy, że organizacja konferencji nie ma sensu. Wymaga dużego nakładu pracy. Znalezienia odpowiedniego miejsca, które będzie odpowiadać wymaganiom wszystkich uczestników wydarzenia, wybrania tematyki, dobrania specjalistów i prowadzących, których wiedza merytoryczna i umiejętności odpowiadają tematyce spotkania biznesowego, a poza tym będą prowadzić narrację w sposób atrakcyjny dla jej uczestników. 

Należy zadbać o wiele innych elementów konferencji, które choć może mają znaczenie marginalne, to jednak w znaczący sposób wpływają na powodzenie spotkania. Obiekt, który zostanie wybrany, powinien przede wszystkim dysponować salą o odpowiedniej wielkości oraz zapleczem, zapewniającym uczestnikom wydarzenia komfort pobytu. Optymalnym i najczęściej wybieranym miejscem jest hotel z salami konferencyjnymi. 

Wszystkie te zabiegi wymagają dobrej organizacji w każdym najdrobniejszym szczególe, nakładu pracy i dokładności. 

Dlaczego warto organizować konferencje?

Konferencje biznesowe lub naukowe są okazją do wysłuchania inspirujących prelegentów, co umożliwi ich uczestnikom zapoznanie się z najnowszymi trendami w branży lub dziedzinie nauki. Udział w nich jest doskonałą okazją do rozwoju pracowników, a także firmy. 

Kolejną korzyścią jest integracja pracowników i zbudowanie wartościowego zespołu, który będzie potrafił doskonale komunikować i współpracować ze sobą, a także z pracodawcą, co sprzyja identyfikacji z firmą i budowaniu jej marki. Konferencje doskonale się do tego nadają, skupiają bowiem specjalistów w danej branży lub dziedzinie wiedzy, którzy są autorytetami  w swoim środowisku. 

Udział w tego rodzaju wydarzeniu pozwala zrozumieć jego uczestnikom, że odniesienie sukcesu zależy od wspólnych działań zarówno pracowników, jak i właściciela firmy i jest efektem udziału w konferencjach biznesowych. Silne więzi między tymi ogniwami pozwalają skuteczniej osiągać cele przedsiębiorstwa. 

Następną zaletą, wynikającą z organizacji konferencji, jest wyjście poza codzienną rutynę i nastawienie się jej uczestników na zdobywanie wiedzy i umiejętności, wymianę informacji oraz pojawienie się nowych pomysłów, czemu sprzyja odmienne środowisko.

Jak zorganizować konferencję?

Organizacja konferencji powinna się rozpocząć od wyboru tematu i określenia jej celu. Od tego zależy lista prelegentów, a także uczestników wydarzenia. Istotną kwestią jest, aby temat odpowiadał aktualnym trendom obowiązującym w branży. Wtedy zaproszeni wyniosą z niej jak najwięcej korzyści. 

Kolejnym krokiem jest sporządzenie planu, w którym określone zostaną osoby odpowiedzialne za organizację przedsięwzięcia oraz zadania. Następnie należy ustalić  budżet, od którego zależy wielkość konferencji oraz listę zaproszonych prelegentów i uczestników. Przygotowanie racjonalnego kosztorysu pozwoli uniknąć obaw o to, że zabraknie środków na realizację wyznaczonych zadań. 

Dalej trzeba zająć się kwestią, jaką jest termin, z uwzględnieniem dostępności nie tylko prelegentów, ale również uczestników konferencji. 

Niezwykle istotną sprawą jest wybór miejsca wydarzenia. Tu należy wziąć pod uwagę jego atrakcyjność i łatwość dojazdu oraz zaplecze, umożliwiające organizację tego rodzaju wydarzenia. 

Hotel konferencyjny we Wrocławiu

Polecany przez nas Jasek Premium to jeden z lepszych hoteli konferencyjnych we Wrocławiu. Oddaje on do dyspozycji jej uczestnikom sale konferencyjno–bankietowe przygotowane pod kątem zaplecza technicznego i przestrzennego, z dostępem do bezprzewodowego Internetu, z profesjonalnym nagłośnieniem, możliwością wykonywania połączeń konferencyjnych, wyposażone w tablice, projektory, ekrany do prezentacji oraz mikrofony bezprzewodowe do skutecznej komunikacji z całą salą gości, bez względu na ich ilość. 

W specjalnie przygotowanych salach konferencyjnych zmieści się od 35 do nawet 250 osób. Możliwe jest także połączenie ze sobą pomieszczeń za pomocą technologii audiowizualnych, tworząc w ten sposób konferencję na jednocześnie 400 uczestników. 

Hotel oferuje również obsługę cateringową oraz bufet dla gości, a także dostęp do restauracji, oferującej bogate menu kuchni polskiej i możliwość organizacji dodatkowych atrakcji dla gości. Spełnia on najwyższe standardy organizacji konferencji we Wrocławiu.