Organizacja konferencji firmowej – co warto wiedzieć

Podsumowanie projektu, kwartału czy całego roku pracy, powitanie nowych członków załogi, zdobycie istotnego wsparcia lub kontraktu, osiągnięcie obranego celu – istnieje wiele powodów, dla których współczesne firmy organizują różnego rodzaju konferencje i bankiety świętujące mniejsze lub większe osiągnięcia firmy.

Zorganizowanie konferencji firmowej może przybrać zupełnie neutralny i oficjalny ton lub też obrać bardziej rozrywkowy, celebracyjny charakter, jednak pewne jest jedno – zadanie to warto zlecić profesjonalistom.

Sala, catering, wystrój, oprawa dźwiękowa, czy dodatkowe atrakcje wymagają dodatkowego czasu i intensywnych poszukiwań, na które wielu przedsiębiorców zwyczajnie nie znajduje czasu. Co warto wiedzieć o organizacji konferencji firmowej i komu ją zlecić, by wyglądała jak najlepiej?

W zgodzie z pracownikami

Wiele konferencji firmowych organizuje się w ramach uczczenia firmowego sukcesu czy znaczącego osiągnięcia pracowników, choć oczywiście niektóre firmy stawiają też na coroczne konferencje podsumowujące cały rok pracy. Bez względu na okazję, z jakiej firma spotyka się poza godzinami pracy warto pamiętać, że spotkanie takie nie może być nudnym przedstawieniem faktów i liczb.

Konferencja firmowa powinna, podobnie jak spotkanie integracyjne, obfitować w atrakcje pozwalające pracownikom faktycznie cieszyć się ze swoich osiągnięć i pojawić na spotkaniu z przyjemnością.

Element prezentacji jest podczas konferencji oczywiście najważniejszy, dlatego też pierwszą rzeczą o jakiej należy pamiętać podczas organizacji konferencji firmowej jest atrakcyjne przygotowanie narzędzi prezentacji i treści, która nie tylko przedstawia suche fakty, ale też inspiruje do dalszej pracy.

Konferencja atrakcyjna wizualnie

Przemowa, prezentacja statystyk, a być może docenienie poszczególnych pracowników za ich dokonania – konferencje firmowe wymagają odpowiedniej oprawy wizualnej i dźwiękowej nawet w przypadku zwyczajnego podsumowania roku pracy. Zlecając zorganizowanie tego rodzaju wydarzenia firmie zewnętrznej wielu przedsiębiorców obawia się, że nie będzie ona zgodna z ich koncepcją, jednak obawy te są zupełnie niesłuszne.

Warto zadbać o to, by firma organizująca konferencję firmową wiedziała dokładnie czego oczekujemy i mogła zająć się przygotowywaniem odpowiedniego wystroju i ustawienia sali tak, by osoba przemawiająca mogła po prostu wyjść na scenę i zająć się własną przemową.

Oczywiście w przypadku konferencji firmowej warto pomyśleć o gadżetach i wystroju bezpośrednio związanych z wizerunkiem firmy – poczęstunek w formie ciastek z logo firmy, napoje w firmowych barwach czy notesy i długopisy zamówione dla wszystkich uczestników konferencji mogą wydawać się skromnym gestem podziękowania ze strony szefostwa, ale w rzeczywistości są doskonałym elementem marketingowym firmy pozwalającym na wyjątkowe oddanie charakteru konferencji.

Pula pomysłów dotyczących indywidualnego wyposażenia sali na czas konferencji są właściwie nieograniczone, a wiele firm zajmujących się organizacją tego typu eventów z chęcią wysłucha ich i wkomponuje w przygotowaną przez siebie przestrzeń

Miejsce i czas spotkania

Nie bez znaczenia podczas organizacji konferencji firmowej okazuje się być oczywiście czas i miejsce spotkania. Warto wziąć tu pod uwagę nie tylko atrakcyjną wizualnie lokalizację zdolną pomieścić określoną liczbę zaproszonych na konferencję gości, ale też miejsce przystępne dla wszystkich zaproszonych i gotowe do tego rodzaju wydarzenia pod kątem technicznym.

Błędem będzie wynajęcie sali, która nigdy wcześniej nie była wykorzystywana w celu organizacji konferencji – jej nagłośnienie czy dostęp do mediów może pozostawiać wiele do życzenia.

Znacznie łatwiej jest tu postawić na prawdziwą salę konferencyjną, którą niejednokrotnie można przygotować według własnego uznania i dostosować do potrzeb firmy w krótkim czasie. A skoro o czasie mowa, godzinę i dzień organizacji konferencji warto skonsultować z pracownikami i zaproszonymi gośćmi tak, by jak największe grono miało w ogóle szansę się na konferencji pojawić.