Czy kompensata jest formą płatności?

Podczas rozliczeń należności następujących między przedsiębiorcami, poza standardową zapłatą istnieje możliwość rozliczania się poprzez kompensatę. Jako forma płatności opisana w Kodeksie cywilnym, kompensatę można wybrać wyłącznie przy spełnieniu określonych warunków i wyłącznie za zgodą obu stron operacji. Jak wygląda to w praktyce, na czym polega kompensata i w jakich sytuacjach może zostać wybrana jako docelowa forma płatności?

Kompensata jako forma płatności – podstawowa definicja

Pojęcie kompensaty zostało określone w Kodeksie cywilnym, gdzie w art. 498 zostały opisane warunki, w których możliwe jest skompensowanie wzajemnych rozrachunków. Zgodnie z powyższym, aby możliwy był wybór kompensaty jako formy płatności konieczne jest, by obydwie strony były dla siebie jednocześnie dłużnikami i wierzycielami, aby przedmiotem wierzytelności były środki pieniężne lub rzeczy tej samej jakości, oznaczone tylko co do gatunku, a także aby obie wierzytelności były wymagalne, możliwe do dochodzenia przed sądem lub innym organem państwowym.

Zgodnie z zasadami kompensaty, taka forma płatności jest realizowana do wysokości niższej wierzytelności, tj. pozostałą kwotę, która nie zostanie pokryta w formie kompensaty, wierzyciel musi uregulować przelewem lub w innej, ustalonej formie płatności. Nie ma możliwości, by kompensata odbyła się do wartości wyższej wierzytelności, z nadwyżką oddawaną w gotówce przez wierzyciela.

Kiedy możliwe jest zastosowanie rozliczenia przez kompensatę?

Kontrahenci mogą zdecydować się na rozliczanie zobowiązań w formie kompensaty tylko i wyłącznie po spełnieniu wymienionych powyżej warunków, a więc wyłącznie w sytuacji, gdy mają wobec siebie nawzajem zarówno należności, jak i zobowiązania. Kompensata jest formą równoległego umarzania wierzytelności i nie jest formą płatności ujmowaną na fakturze. Należy przy tym zaznaczyć, że zasady rozliczania się w formie kompensaty mogą podlegać ustaleniom Kodeksu cywilnego (mowa wówczas o kompensacie ustawowej) lub indywidualnym zapisom w umowie pomiędzy kontrahentami (tzw. kompensata umowna).

Dwa typy kompensaty – kiedy się je stosuje?

Kodeks cywilny wskazuje wyraźnie, że kompensata umowna może być zastosowana wyłącznie w przypadku wierzytelności wymagalnych (gdy upłynął okres spłaty długu określony w umowie), wierzytelności przeterminowanych (gdy możliwe było potrącenie wierzytelności przed terminem jej przedawnienia), oraz wierzytelności zajętych (jeśli dłużnik stał się wierzycielem swojego wierzyciela przed zajęciem należności).

Kompensata ustawowa jest regulowana przez przepisy Kodeksu cywilnego, natomiast umowna przez indywidualne reguły ustalone przez obie strony transakcji. Istnieją jednak warunki, w których kompensata nie może zostać zawarta – taka forma rozliczenia nie dotyczy:

• wierzytelności niewymagalnych,
• wierzytelności przeterminowanych,
• wierzytelności zajętych,
• wierzytelności o dostarczenie środków utrzymania,
• wierzytelności wynikających z czynów niedozwolonych,
• wierzytelności wyłączonych z potrącenia na podstawie odrębnych przepisów.

Wymagania formalne dla rozliczenia należności poprzez kompensatę

Wprowadzenie dwóch wariantów kompensaty: ustawowej oraz umownej oznacza, że tylko jedna z nich będzie podlegała ściśle określonym przepisom i wymogom formalnym. Kodeks cywilny nakreśla różnego rodzaju ograniczenia i warunki pozwalające na zawarcie wzajemnego potrącenia wierzytelności poprzez realizację zapłaty w formie kompensaty. W związku z powyższym wielu przedsiębiorców decyduje się na rozliczenie w formie kompensaty umownej, zawartej na szczegółowych warunkach określonych i zatwierdzonych przez obydwie strony transakcji.

Podstawowym warunkiem i wymogiem formalnym przy zastosowaniu kompensaty jest obowiązek złożenia oświadczenia woli wobec drugiej strony (najlepiej w formie pisemnej, z podpisami obu stron), co zapobiegnie ewentualnym roszczeniom i będzie dowodem spłacenia zadłużenia wobec wierzyciela poprzez uregulowanie go w formie kompensaty.

Podpisanie oświadczenia woli będzie także niezbędne dla obowiązkowego skorygowania VAT od niezapłaconych faktur po upływie ustawowego terminu.

Oświadczenie o kompensacie powinno zawierać:

• datę zawarcia umowy,
• oznaczenie jej stron,
• informację o wysokości wierzytelności obu stron oraz dokumentach, będących ich podstawą,
• informację o wysokości dokonanej kompensaty i zobowiązania pozostałego do spłaty (jeśli kompensata nie pokryła go w całości),
• podpisy stron potwierdzające zawarcie umowy.

Oświadczenie takie warto spisać także w przypadku kompensaty umownej, dla pełnej transparentności prowadzonych transakcji.

Jeśli potrzebujesz wsparcia w prowadzeniu księgowości swojej firmy, skorzystaj z programu do faktur Melpe. Dzięki niemu przyśpieszysz dokonywanie formalności związanych z prowadzeniem własnej działalności w obrębie fakturowania i rachunkowości.