Księgi handlowe – czym się różni prowadzenie pełnej księgowości
Ewidencja przychodów i kosztów prowadzenia działalności należy do podstawowych obowiązków każdego przedsiębiorcy, niezależnie od rozmiarów jego firmy i charakteru działalności. W prowadzonych księgach powinny znaleźć się prawidłowe, zgodne ze stanem faktycznym informacje o wszystkich zdarzeniach gospodarczych z danego okresu. Choć generalnie działania te określa się mianem księgowości, nie dla każdej firmy będzie ona wyglądała tak samo. W istocie, ewidencja przychodów i kosztów może przybierać formę uproszczoną, określaną jako prowadzenie Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów, oraz formę pełną, czyli prowadzenie ksiąg rachunkowych. Ta pierwsza dotyczy zwykle małych i średnich przedsiębiorstw, w których prowadzenie pełnej księgowości byłoby zwyczajnie działaniem nad wyrost. Czym jednak różnią się między sobą obydwie formy i w jaki sposób zdecydować o tym, która z nich będzie odpowiednia dla firmy?
Księga Przychodów i Rozchodów, czyli księgowość uproszczona
Małe i średnie przedsiębiorstwa i jednoosobowe działalności gospodarcze, które są opodatkowane na zasadach ogólnych (18 i 32%) lub liniowo (19%), a ich przychody ze sprzedaży za poprzedni rok nie przekroczyły progu 1,2 mln euro mają prawo do wyboru księgowości uproszczonej jako docelowej formy rozliczania się z własnych przychodów i wydatków. Prowadzenie tego typu księgowości można oczywiście zlecić księgowej zatrudnionej w firmie bądź w zewnętrznym biurze rachunkowym, ale w wielu przypadkach można prowadzić też samodzielnie. Jedynym wymaganiem jest tu spełnianie przez Księgę Przychodów i Rozchodów wymogów pozwalających na uznanie jej za dowód do określenia zobowiązań podatkowych firmy.
Co powinno znaleźć się w takiej księdze? Zapis wszystkich zdarzeń gospodarczych mających miejsce w danym okresie rozliczeniowym. Przychody zapisywane w księdze klasyfikowane są w dwóch kategoriach: wartości sprzedanych towarów i usług lub przychodów pozostałych. Rozchody to z kolei zarówno zakupy towarów handlowych i materiałów oraz koszty uboczne ich zakupu, oraz wydatki w postaci wynagrodzenia i wydatki pozostałe. Oczywiście, w przypadku kosztów nie wliczane są te stanowiące koszt uzyskania przychodów, a więc koszty czynszu za lokal, opłat za energię elektryczną i media, zakup paliw, remonty, czy składki na ubezpieczenia pracowników.
Księgowość pełna
Różniąca się znacząco od księgowości uproszczonej, księgowość pełna [1] obowiązuje głównie spółki handlowe, spółki cywilne, spółki jawne oraz spółki partnerskie, które osiągnęły przychody netto ze sprzedaży produktów i operacji finansowych przekraczające lub równowarte 1,2 miliona euro. Pełna rachunkowość to oczywiście większy zakres obowiązków, obejmujących, poza prowadzeniem ksiąg i dodatkowych ewidencji środków trwałych czy ewidencji magazynowej, sporządzanie sprawozdań finansowych obejmujących minimum wprowadzenie, bilans, rachunek zysków i strat, czy wszelkie informacje dodatkowe odnośnie działalności firmy w danym okresie.
Co więcej, sprawozdania finansowe muszą być badane przez biegłego rewidenta w szczególnych przypadkach dotyczących przede wszystkim tzw. dużych podmiotów. Jeśli firma zatrudniała co najmniej 50 osób, jej ubiegłoroczna suma bilansowa przekroczyła 2,5 miliona euro, a ubiegłoroczne przychody ze sprzedaży przekroczyły 5 milionów euro, konieczne w świetle prawa jest w jej przypadku sporządzenie rachunku przepływów pieniężnych oraz zestawienia zmian w kapitałach własnych.
Podobieństwa i różnice księgowości uproszczonej i pełnej
Oczywistym wydaje się być fakt, że księgowość pełna dotyczy przede wszystkim firm rozbudowanych, o skomplikowanej strukturze i prowadzących działania przekraczające możliwości oferowane wyłącznie przez Księgę Przychodów i Rozchodów. Obydwie formy muszą być jednak dokumentami prowadzonymi w języku i walucie polskiej. Obydwie formy można powierzyć też w ręce biura rachunkowego, które zajmie się ich profesjonalnym prowadzeniem i pozwoli uniknąć błędów wynikających z braku doświadczenia w pracy z tego typu dokumentami bądź zwyczajnymi niedopatrzeniami jednostki.
Możliwość wyboru jednej z dwóch form prowadzenia księgowości mają w istocie wyłącznie mali i średni przedsiębiorcy, gdyż tylko w ich przypadku możliwe jest poleganie wyłącznie na Księdze Przychodów i Rozchodów. Specjaliści do spraw księgowości zalecają jednak w takich wypadkach wybranie formy uproszczonej, gdyż wiąże się ona zwyczajnie zmniejszą ilością obowiązków, jest tańsza i łatwiejsza w zrozumieniu. Nawet w przypadku korzystania z biura rachunkowego warto wiedzieć w jaki sposób działa księgowość własnej firmy i decydować się na rozwiązania maksymalnie ułatwiające jej prowadzenie.